RovaLappi Rakennus Oy:n

toimittaja, urakoitsija- ja sidosryhmärekisterin tietosuojaseloste

Yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 14 artiklan mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä.
(päivitetty 21.1.2020)

1. Rekisterinpitäjä

Rovalappi Rakennus Oy
Y-tunnus 0451889-4
Aittatie 8
96100 Rovaniemi

2. Yhteyshenkilö rekisteriasioissa

Nina Poutiainen

Rovalappi Rakennus Oy

Aittatie 8
96100 Rovaniemi

Puh. 040 130 5560

Email: nina.poutiainen@rovalappi.fi

3. Rekisterin nimi

Rovalappi Rakennus Oy:n toimittaja-, urakoitsija- ja sidosryhmärekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittely perustuu Rovalappi Rakennus Oy:n oikeutettuun etuun sekä Rovalappi Rakennus Oy:n ja urakoitsijan tai muun yhteistyökumppanin välisen sopimuksen täytäntöön panemiseen sekä sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen rekisteröidyn pyynnöstä.

Rovalappi Rakennus Oy käsittelee rekisterin henkilötietoja seuraaviin käyttötarkoituksiin:
• tuotteiden ja palveluiden toimittaminen ja hankkiminen
• rekisterinpitäjän ja yhteistyökumppaneiden välisen asiakas-, toimittaja- tai muun suhteen luominen, hoitaminen, ylläpito ja kehittäminen
• liiketoiminnan, tuotteiden ja palveluiden suunnittelu ja kehittäminen
• palvelun ostajan lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen (harmaan talouden torjunta)

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia tietoja urakoitsijoiden, tavarantoimittajien ja muiden yhteistyökumppaneiden (mm. valtion ja kuntien edustajat ja viranomaiset) päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:
• nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• julkiset tiedot koskien tehtäviä ja asemaa elinkeinoelämässä tai julkisessa tehtävässä
• yhteydenpitoon liittyvät tiedot

Rekisteriin kerätään lisäksi nimi, henkilötunnus ja veronumero niiltä aliurakoitsijoiden työntekijöiltä, joilla ei ole käytössään sähköistä kulkutunnistetta.

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään sopimuksen solmimisen tai muun henkilökohtaisen asioinnin yhteydessä ja sopimussuhteen aikana urakoitsijoiden tai tavarantoimittajien antamista tiedoista. Henkilötietoja voidaan lisäksi kerätä ja päivittää yritysten verkkosivuilta, mainoksista ja yritysluetteloista sekä kaupparekisteristä ja muista vastaavista julkisista rekistereistä.

7. Keräämisen ja käsittelyn rajoittaminen

Rekisteriin kerätään ainoastaan kohdassa 4. mainitut tiedot.
Henkilötietoja säilytetään Rovalappi Rakennus Oy:n urakoitsijoiden, tavarantoimittajien ja muiden yhteistyökumppaneiden välisen suhteen päättymisen jälkeen, kunnes takuuvelvoitteet ja muut osapuolten väliset sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvat velvollisuudet on suoritettu ja lainsäädännössä, esim. kirjanpito- ja ennakkoperintälaissa määritellyt säilytysajat ja vastuuajat ovat päättyneet. Lähtökohtaisesti tietoja säilytetään kymmenen vuotta urakka- ja/tai toimeksiantosopimuksen voimassaoloajan päättymisestä.

8. Henkilötietojen käsittelyn ulkoistukset

Rovalappi Rakennus Oy:n kirjanpito on ulkoistettu Accountor Oy:lle. Toimittajatiedot ovat tallennettuina sähköiseen ostoreskontraan, joka on myös kirjanpitäjän käytettävissä. Tilitoimisto käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti. Tietosuojan toteutuminen on varmistettu tilitoimiston kanssa tehdyllä tietosuojasopimuksella.

9. Henkilötietojen luovutukset

Tietoja luovutetaan ulkopuolisille tahoille vain rekisterinpitäjän lakisääteisten tai sopimukseen perustuvien velvollisuuksien täyttämiseksi.
Sähköisen kulunhallintajärjestelmän ulkopuolelle jäävien aliurakoitsijoiden työntekijätiedot luovutetaan Maxtech Oy:n kautta verottajalle kuukausittain. Kuukausittain tehtävissä urakoitsijailmoituksissa ilmoitetaan puolestaan verottajalle urakoitsijatiedot, joista selviää yrityksen yhteyshenkilö ja puhelinnumero.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käytännön toimenpiteet

Henkilötiedot käsitellään luottamuksellisina, ja ne on suojattu asianmukaisin tietosuoja- ja tietoturvakeinoin. Henkilötietoja käsittelevät vain henkilöt, joilla on työnsä puolesta oikeus hoitaa kyseisiä asioita. Perehdytämme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön asianmukaisesti ja pidämme ohjeistukset ajantasaisina.

Henkilötiedot on suojattu teknisesti ja organisatorisesti seuraavin keinoin:

A. Manuaaliset aineistot:
Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa kaapistoissa, joihin on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä.

B. Digitaaliset aineistot:
Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietokannat on suojattu palomuurein, käyttöoikeuksien hallinnalla ja muilla teknisillä keinoilla.

11. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen

Rovalappi Rakennus Oy huolehtii rekisterissä olevien toimittaja- ja urakoitsijatietojen ajantasaisuudesta ja oikeellisuudesta. Rekisterissä olevia henkilöitä informoidaan tietojen käsittelyn tavoista tämän tietosuojaselosteen avulla. Mahdollisista tietoturvaloukkauksista annetaan tieto rekisteröidylle.

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus
• tarkistaa itseään koskevat tiedot. Tiedot annetaan pyydettäessä kirjallisena.
• pyytää oikaisemaan tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
• vastustaa tietojen käsittelyä, pyytää käsittelyn rajoittamista ja vaatia tietojen poistamista rekisteristä. Näissä tapauksissa on kuitenkin huomioitava laissa säädetyt työnantajan ilmoitus- ja säilytysvelvollisuudet.
• pyytää henkilötietojen siirtoa toiselle rekisterinpitäjälle.

Kaikki edellä mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.