RovaLappi Kodit Oy:n
asiakasrekisterin tietosuojaseloste
Yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 14 artiklan mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä.
(päivitetty 21.1.2020)
1. Rekisterinpitäjä
RovaLappi Kodit Oy Y-tunnus 2750829-3 Aittatie 8 96100 Rovaniemi
2. Yhteyshenkilö rekisteriasioissa
Nina Poutiainen RovaLappi Kodit Oy Aittatie 8 96100 Rovaniemi Puh. 040 130 5560
3. Rekisterin nimi
RovaLappi Kodit Oy:n asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus
Asiakasrekisteriin tallennettuja henkilötietoja käytetään asiakassuhteen hoitamiseen ja asuntokauppalain RS-järjestelmän mukaisista velvoitteista huolehtimiseen.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää osakkeenostajista seuraavat henkilö- ja yhteystiedot:
• osakkeen ostajan nimi ja henkilötunnus / yritys ja Y-tunnus
• postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• ostetun asunnon osakenumero
6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Rekisterin tiedot saadaan osakkeenostajan kanssa tehdystä osakekauppakirjasta.
7. Keräämisen ja käsittelyn rajoittaminen
Rekisteriin kerätään ainoastaan kohdassa 5. mainitut tiedot. Tiedot säilytetään 10 vuotta asuntokohteen valmistumisesta. 8. Henkilötietojen käsittelyn ulkoistukset
9. Henkilötietojen käsittelyn luovutukset
(mukaan lukien EU:n tai ETA: ulkopuolelle)
Asunto-osakeyhtiön luovutuksen yhteydessä asiakasrekisteristä luovutetaan asuntokohteen isännöitsijälle seuraavat tiedot:
• osakkeen ostajan nimi ja henkilötunnus / yritys ja Y-tunnus
• postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• ostetun asunnon osakenumero
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
10. Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käytännön toimenpiteet
Henkilötiedot käsitellään luottamuksellisina, ja ne on suojattu asianmukaisin tietosuoja- ja tietoturvakeinoin. Henkilötietoja käsittelevät vain henkilöt, joilla on työnsä puolesta oikeus hoitaa kyseisiä asioita. Perehdytämme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön asianmukaisesti ja pidämme ohjeistukset ajantasaisina.
Henkilötiedot on suojattu teknisesti ja organisatorisesti seuraavin keinoin:
A. Manuaaliset aineistot:
Manuaalinen aineisto (osakeluettelo ja osakekauppakirjat) säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä.
B. Digitaaliset aineistot:
Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietokannat on suojattu palomuurein, käyttöoikeuksien hallinnalla (henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat) ja muilla teknisillä keinoilla.
11. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen
RovaLappi Kodit Oy huolehtii rekisterissä olevien tietojen ajantasaisuudesta ja oikeellisuudesta. Rekisterissä olevia henkilöitä informoidaan tietojen käsittelyn tavoista tämän tietosuojaselosteen avulla. Mahdollisista tietoturvaloukkauksista annetaan tieto rekisteröidylle.
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus
• tarkistaa itseään koskevat tiedot. Tiedot annetaan pyydettäessä kirjallisena.
• pyytää oikaisemaan tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
• vastustaa tietojen käsittelyä, pyytää käsittelyn rajoittamista ja vaatia tietojen poistamista rekisteristä. Näissä tapauksissa on kuitenkin huomioitava laissa säädetyt ilmoitus- ja säilytysvelvollisuudet.
• pyytää henkilötietojen siirtoa toiselle rekisterinpitäjälle.
Kaikki edellä mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.